PRIVACY POLICY

English Version   |   Malay Version

PERSONAL DATA PROTECTION POLICY FOR IDEAL PROPERTY GROUP

We value the personal data of our customers and prospective customers. This Personal Data Protection Policy is issued pursuant to the Personal Data Protection Act 2010 ("the Act") which is passed by the Malaysian Government to regulate the processing of personal information in commercial transactions and has come into operation on 15th November 2013. In compliance with the Act, we have therefore developed this policy that guides how we collect, process, use, disclose, transfer and store your personal data. Kindly study this Policy and understand your rights on the matter.

1. Collection

In the course of your dealings with us, we, Ideal Property Group, which includes the holding company, subsidiaries, associates, affiliates and/or members within our group of companies (collectively, referred to as "us", "our" or "we" in this Personal Data Protection Policy), will request that you provide your personal data ("Personal Data"), to enable us to enter into transactions with you or to communicate with you on the services and/or products related to our business.

2. Types of Personal Data

Such Personal Data may include, but is not limited to information concerning your name, age, identity card number, passport number, address, email address, gender, date of birth, marital status, occupation, income range, race and religious beliefs, contact information such as telephone, mobile and facsimile number, nationality, type of loans applied for in relation to the purchase of property, credit card or bank account information, medical information, and information of third parties such as your emergency contact person, tenant, authorized representatives, contractors, lawyers, and financiers.

3. Purposes of Processing

We process your Personal Data for, amongst others, including but not limited to following purposes (collectively, "Purpose"):

  • the delivery to you of notices, information in connection with our current and future services or products and the marketing of such services or products as well as new product launches, events, promotional events and contests;

  • preparing and executing all necessary documents and agreements with you such as in relation to the sale and purchase transactions, and to carry out the obligations under the agreement, for our products, services, and/or properties necessary for purposes of conducting and administering our business including but not limited to sales administration and property management purposes as well as sub-sale transactions, refinancing and sales by auction;

  • collection of outstanding payments;

  • to maintain the customer record, administer and carry out our customer and prospective customer relationship management procedures;

  • conduct marketing, client profiling and business development activities as well as market research and statistical analysis and customer surveys regarding our projects, products and/or services;

  • complying with any legal or regulatory requirements and to make the necessary disclosures under the requirements of any applicable law, regulation, direction, court order, by-law, guideline, circular and/or code which are applicable to us and for the prevention of crime;

  • vacant possession, keys handover, property/estate management, customer care and/or defect rectification works;

  • post vacant possession services, such as club house services and security services; and/or

  • for internal purposes such as auditing, data analysis, and research to enhance our various services and products sales, promotions and advertising and valued customer communications.

4. Source of Personal Data

The Personal Data to be collected, processed and used by us are sourced from wholly legitimate and transparent means such as:

  • agreements for sale and purchase or sub-sale of our properties or for our services;

  • our booking forms, registration or any other forms whether in electronic or hardcopy format

  • any correspondence that we have received from you requesting for information or making any inquiries;

  • business cards or other information provided to us or given to our employees or sales and marketing or other agents

  • any referrals from a person which have included their verifiable personal contact details; and/or

  • letters of offer from financial institutions (local and foreign) for pre-approved loans;

5. Disclosures

Generally, we will keep the Personal Data provided to us as confidential. Nevertheless, we noted your consent granted to us for the following disclosures of the Personal Data by us to these classes of third parties which may be located within or outside Malaysia for reasons relating to the Purpose:

  • any parties to whom we are under a legal requirement to disclose the Personal Data to by applicable law or in response to an authoritative body,

  • public amenities and utilities providers;

  • contractors and service providers, including but not limited to auditors, consultants, accountants, lawyers, financial and professional advisers, lenders, insurance companies and property management companies;

  • our holding company, subsidiaries, associates, affiliates and/or members within our group of companies;

  • our joint venture and business partners; and/or

  • the relevant landowner, Joint Management Body and/or management corporation.

6. Third party consent

In the event you have provided personal data of third parties (e.g. your emergency contact person, tenant, authorized representatives, contractors, lawyers, financiers) to us, we rely on you to have sufficiently obtained the prior consent of such third parties to allow us to process their personal data in relation to the Purpose.

7. Changes to our Personal Data Protection Policy

We may, from time to time, need or be required to change our Personal Data Protection Policy to comply with or be consistent with changes in applicable law and regulations as well as our business operations or policies.

8. Right of Access to Personal Data

  • In ensuring that all Personal Data are up to date, complete and accurate all, you shall have the right and access to update, amend, vary or delete the Personal Data by written notice to us at the following contact number or address: -

    Ideal Property Group Head Office
    71, Ideal @ The One, Jalan Mahsuri, 11950 Bayan Lepas, Penang, Malaysia.
    Tel: +604-6411969
    Fax: +604-6411776
    Email: ipisales@idealhomes.cc

  • Notwithstanding Clause 8(a) above, we reserve the right to decline such request to update, amend, vary or delete the Personal Data in the event to process such requests are unreasonable, repetitive, require disproportionate technical effort, may affect the privacy of others, impractical, illegal, unjust or for which access is not otherwise required by the Act and the law of Malaysia.

9. Choices to Limit Processing of Personal Data

  • The Personal Data provided to us undergoes processing as and when required or upon scheduled maintenance. The word "Processing" is defined in the Act as "in relation to personal data, means collecting, recording, holding or storing the personal data or carrying out any operation or set of operations in the personal data, including: -
    • the organization, adaptation or alteration of personal data;
    • the retrieval, consultation or use of personal data;
    • the disclosure of personal data by transmission, transfer, dissemination or otherwise making available; or
    • the alignment, combination, correction, erasure or destruction"

  • You have the right to limit partially or wholly any of the processes by which your data is subjected to in terms of the operations allowed to be performed upon it, the period of time allowed or alternatively the dead line of the consent given.

  • The responsibility for compliance rests on us who shall determines the purposes and means of the processing of Personal Data.

  • You may at any time withdraw or amend, in full or in part, your processing consent given previously, in each case subject to any applicable legal restrictions, contractual conditions and a reasonable time period in person at our office or by written notification to the correspondence address given in Clause 8 (a) above.

10. Consequences of Refusal / Failure to Provide Personal Data

  • The Personal Data provided by you to us are wholly voluntary in nature and you are not under any obligation or under any duress to do so. However, certain personal details and information are required in order to prepare the booking form, sale and purchase agreement and any other relevant documents.

  • Your refusal or failure to provide the Personal Data may result in the following issues which we shall not be held liable for any of the consequences arising there from:
    • the inability of parties to formalize any contract and/or agreement and/or sale and purchase agreement / tenders in relation to the sale of our property, products and/or services;
    • the inability for us to provide you with the notices, services and/or products requested;
    • the inability for us to update you with the latest product and/or launches;
    • the inability to complete commercial transactions in relation to our projects, products and/or services; and
    • the inability to comply with any applicable law, regulation, direction, court order, by laws, guidelines and/or codes applicable to us.

11. Language

In accordance to Section 7(3) of the Act, this Policy is provided in both Bahasa Malaysia and English languages. In the event of any inconsistency, the English language version of this Policy shall prevail.

POLISI PERIBADI

English Version   |   Malay Version

PEMBERITAHUAN DASAR PERLINDUNGAN DATA PERIBADI IDEAL PROPERTY GROUP

Kami menghargai data peribadi pelanggan dan prospektif pelanggan kami. Dasar Privasi ini adalah selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("Akta tersebut") yang diluluskan oleh Kerajaan Malaysia untuk mengawal selia pemprosesan maklumat peribadi dalam transaksi komersial yang telah berkuatkuasa pada 15hb November 2013. Demi mematuhi Akta tersebut, kami telah mengadakan dasar ini bagi panduan anda tentang kaedah kami untuk mengumpulkan, memproseskan, menggunakan, mendedahkan, memindahkan dan menyimpankan data peribadi anda. Sila membaca dan mengajikan dasar ini untuk mengetahui hak-hak anda dalam perkara ini.

1. Pengumpulan Data Peribadi

Dalam urusan anda dengan kami, Ideal Property Group, termasuk syarikat induk, anak-anak syarikat, syarikat-syarikat yang berkaitan dan syarikat-syarikat sekutu, sama ada pada masa kini atau di masa hadapan (kesemuanya dikenali sebagai "kami" di dalam dasar ini), kami akan meminta anda memberikan data dan maklumat tentang diri anda ("Data Peribadi") untuk membolehkan kami memasuki komersial urus niaga dengan anda atau menyampaikan notis, perkhidmatan dan/atau produk berhubung dengan perniagaan kami.

2. Jenis Data Peribadi

Jenis Data Peribadi yang akan dikumpulkan oleh kami adalah termasuk tetapi tidak terhad kepada maklumat-maklumat peribadi seperti nama, umur, nombor kad pengenalan atau nombor paspot, alamat rumah, alamat e-mel, jantina, tarikh lahir, taraf perkahwinan, pekerjaan, bangsa dan agama, butir-butir perhubungan seperti nombor telefon, nombor telefon bimbit, nombor fax, warganegara, jenis pinjaman bank berkaitan dengan membeli harta, butir kad kredit atau akaun bank, butir perubatan, dan butir pihak ketiga seperti butir-butir orang hubungan kecemasan, penyewa, wakil yang diberi kuasa, kontraktor, peguam, dan ahli kewangan.

3. Tujuan Proses Data Peribadi

Kami memproses Data Peribadi anda untuk tujuan-tujuan berikut tetapi tidak terhad kepada tujuan-tujuan yang lain: -

  • penghantaran notis-notis, perkhidmatan atau produk-produk dan pemasaran perkhidmatan atau produk tersebut sama ada pada masa kini atau di masa hadapan, kepada anda;

  • agar kami dapat menyediakan segala perjanjian dan/atau kontrak yang berkaitan dengan jual beli transaksi dan melaksanakan kewajipan kami di bawah perjanjian untuk produk dan perkhidmatan kami untuk tujuan mentadbir perniagaan dan harta kami dan juga untuk tujuan-tujuan yang lain termasuk dan tidak terhad kepada pentadbiran penjualan, membiayai semula dan jualan lelong;

  • untuk memungut pembayaran yang belum jelas;

  • untuk memelihara rekod-rekod pelanggan kami dan melaksanakan hubungan pengurusan prosedur dengan pelanggan dan prospektif pelanggan kami;

  • pemasaran dan aktiviti-aktiviti pemprofilan pelanggan berhubung projek-projek, produk-produk dan servis-servis terkini kami;

  • memenuhi sebarang keperluan undang-undang atau kawal selia berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan dan produk kami dan untuk membuat pendedahan di bawah keperluan sebarang undang-undang yang terpakai, peraturan, arahan, perintah mahkamah, undang-undang kecil, garis panduan, pekeliling, kod yang terpakai kepada kami;

  • milikan kosong, penyerahan kunci, pengurusan harta/hartanah, jagaan pelanggan dan/atau kerja-kerja pembaikan kecacatan;

  • perkhidmatan pasca milikan kosong, seperti perkhidmatan rumah kelab, keselamatan dan program kesetiaan pelaggan;

  • untuk tujuan dalaman kami seperti audit, analisis data, dan penyelidikan untuk menaiktarafkan pelbagai perkhidmatan dan jualan produk, promosi dan pengiklanan dan komunikasi dengan pelanggan-pelanggan kami.

4. Sumber Data Peribadi

Pengumpulan Data Peribadi boleh dilakukan melalui pelbagai cara dan daripada sumber yang sah dan telus, termasuk tetapi tidak terhad kepada:

  • perjanjian untuk jual beli atau sub-jualan hartanah kami atau untuk perkhidmatan kami;

  • borang-borang kami sama ada dalam format elektronik ataupun bercetak;

  • apa-apa surat-menyurat yang kami terima daripada anda untuk meminta maklumat atau membuat sebarang pertanyaan;

  • kad perniagaan atau maklumat lain yang dibekalkan kepada kami atau yang telah diletakkan di dalam premis kami atau diberikan kepada pekerja atau ejen jualan atau pemasaran kami atau ejen kami yang lain;

  • penyerahan daripada orang yang ditentusahkan butir-butir hubungan peribadi; dan/atau

  • surat tawaran bank (tempatan dan asing).

5. Pendedahan

Secara umumnya, kami akan menyimpan Data Peribadi yang dibekalkan kepada kami secara sulit. Walaubagaimanapun, anda bersetuju dengan pendedahan Data Peribadi berikut oleh kami kepada kumpulan-kumpulan pihak ketiga berikut yang mungkin terletak di dalam ataupun di luar Malaysia untuk sebab-sebab yang berkaitan dengan Tujuan berikut:

  • mana-mana pihak yang kami berada di bawah kerperluan perundangan untuk mendedahkan Data Peribadi kepadanya di bawah undang-undang terpakai atau sebagai jawapan kepada badan berkuasa, termasuklah agensi kerajaan, pihak berkuasa berkanun, majlis tempatan dan/atau pengawal selia industri termasuk tetapi tidak terhad kepada pejabat tanah, pendaftaran tanah, Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan, Lembaga Kumpulan Wang Simpanan Pekerja, Lembaga Hasil Dalam Negeri, dan juga kepada mana-mana pihak ketiga menurut mana-mana perintah mahkamah;

  • pembekal kemudahan awam dan utiliti, temasuk tetapi tidak terhad kepada Indah Water Konsortium, Syarikat Bekalan Air Selangor Sdn Bhd dan Tenaga Nasional Berhad;

  • kontraktor dan pembekal perkhidmatan, temasuk tetapi tidak terhad kepada juruaudit, perunding, akauntan, peguam, penasihat kewangan dan profesional, pemberi pinjaman, syarikat insurans dan syarikat pengurusan harta;

  • syarikat induk, subsidiari, syarikat bersekutu, gabungan dan/atau ahli-ahli kami dalam kumpulan syarikat-syarikat kami;

  • rakan-rakan usahasama dan perniagaan kami; dan/atau

  • pemilik tanah yang berkenaan, Badan Pengurusan Bersama dan/atau perbadanan pengurusan.

6. Persetujuan Pihak Ketiga

Sekiranya anda telah membekalkan Data Peribadi pihak ketiga (contohnya, orang hubungan kecemasan anda, penyewa, wakil-wakil yang diberikan kuasa, kontraktor, peguam, ahli kewangan) kepada kami, kami bergantung kepada anda untuk memperoleh terlebih dahulu persetujuan pihak ketiga tersebut untuk membolehkan kami untuk memproses Data Peribadi mereka berkenaan Tujuan tersebut.

7. Pindaan Dasar Perlindungan Data Peribadi Kami

Kami boleh, dari masa ke semasa, perlu atau dikehendaki menukar Dasar Perlindungan Data Peribadi kami untuk mematuhi atau menjadi selaras dengan perubahan dalam undang-undang dan peraturan yang terpakai serta operasi dan dasar perniagaan kami. Oleh itu, anda mungkin ingin mengkaji sebarang perubahan kepada Dasar Perlindungan Data Peribadi kami di laman web ini dari masa ke semasa.

8. Pengekalan Data Peribadi dan Akses

  • Untuk memastikan semua data-data atau maklumat-maklumat yang diperolehi atau dibekalkan dan keutamaan adalah terkemaskini, lengkap dan tepat, semua pembekal data-data akan diberikan hak dan akses untuk mengemaskini, meminda, mengubah atau memansuhkan data-data peribadi dan maklumat-maklumat dan keutamaan-keutamaan pembekal-pembekal secara bertulis kepada kami di alamat berikut:-

    Ideal Property Group Head Office
    71, Ideal @ The One, Jalan Mahsuri, 11950 Bayan Lepas, Penang, Malaysia.
    Tel: +604-6411969
    Fax: +604-6411776
    Email: ipisales@idealhomes.cc

  • Meskipun fasal 8 (a) atas, kami berhak untuk menolakkan permintaan anda untuk mengemaskini, meminda, mengubah atau memansuh data-data peribadi anda sekiranya pemprosesan permintaan tersebut adalah tidak munasabah, berulang-ulang, memerlukan usaha terknikal yang tidak seimbang, boleh menjejaskan atau membahayakan privasi orang lain, sangat tidak parktikal, tidak sah, tidak adil atau permintaan akses tidak disarankan oleh undang-undang Malaysia.

9. Pilihan untuk Menghadkan Pemprosesan Data Peribadi

  • Data Peribadi yang diberikan kepada kami untuk menjalani pemprosesan sebagaimana dan apabila dikehendaki atau apabila penyenggaraan berjadual. Definisi pemprosesan di dalam Akta tersebut ditakrifkannya sebagai "apa-apa pengendalian atau set operasi yang dilakukan ke atas Data Peribadi, seperti pengumpulan, pencatatan, memegang, menyusun, menyimpan Data Peribadi atau menjalankan apa-apa operasi di dalam Data Peribadi, termasuk: -
    • organisasi, menyesuaikan atau mengubah Data Peribadi;
    • mendapatkan kembali, merunding atau menggunakan Data Peribadi;
    • mendedahkan Data Peribadi menerusi penghantaran, penyebaran atau selainnya; atau
    • menjajarkan atau menggabungkan, memadamkan atau kemusnahan".

10. Akibat Keengganan/Kegagalan Membekalkan Data Peribadi

  • Data Peribadi yang anda bekalkan adalah secara sukarela dan bukan di bawah paksaan. Akan tetapi, butir-butir and informasi peribadi tertentu adalah diperlukan untuk menyediakan borang tempahan, perjanjian jual beli dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

  • Kegagalan membekalkan Data Peribadi mungkin akan mengakibatkan seperti berikutnya yang mana kami tidak akan bertanggunjawab atas sebarang akibat yang timbul daripadanya -
    • ketidakupayaan pihak-pihak untuk melaksanakan apa-apa kontrak dan/atau perjanjian dan/atau Perjanjian Jual Beli berkenaan jualan hartanah, produk-produk dan/atau servis-servis kami;
    • ketidakupayaan untuk kami menghantarkan notis-notis, perkhidmatan-perkhidmatan dan/atau produk-produk yang diminta kepada pelanggan/ bakal perkhidmatan;
    • ketidakupayaan untuk kami mengemaskinikan anda berkenaan produk dan/atau pelancaran terkini kami;
    • kegagalan menyempurnakan transaksi-transaksi komersial berkenaan projek-projek, produk-produk dan/atau servis-servis kami; dan
    • kegagalan untuk mematuhi apa-apa undang-undang, regulasi, arahan, perintah mahkamah, undang-undang kecil, garis panduan dan/atau kanun yang terpakai terhadap kami.

11. Bahasa

Menurut Seksyen 7(3) Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, Polisi ini dibekalkan dalam kedua-dua Bahasa Malaysia dan Inggeris. Di dalam keadaan mana terdapat ketidakseragaman, versi Bahasa Inggeris Polisi ini akan digunapakai sebagai dokumen pertama.